Otel programı değiştirme rehberi

Program değiştirmenin teknik kısmı kolay; zor olan zamanlama ve veri. Yanlış ayda başlanan bir geçiş, sezonun ortasında resepsiyonu iki sistem arasında koşturur. Aşağıda sırası ve kontrol listesi var.

Ne zaman yapılır?

Tek doğru cevap var: sezon dışında. Kış turizmi tesisiyseniz ilkbahar, sahil tesisiyseniz sonbahar. Şehir otellerinde en sakin ay hangisiyse o.

Sezon ortasında geçiş yapan tesis, personelin yeni sistemi öğrendiği hafta ile en yoğun haftayı üst üste bindirir. Bu, kaçan rezervasyon ve kızgın misafir demektir.

Ne taşınır, ne taşınmaz?

Taşınması gerekenler:

• Gelecek tarihli rezervasyonlar — bu liste eksiksiz olmalı
• Oda ve oda tipi tanımları, kapasiteler, fiyatlar
• Kurumsal ve acente sözleşmeleri, anlaşmalı fiyatlar
• Cari hesaplar ve açık bakiyeler

Taşınması genelde gerekmeyenler: geçmiş yılların rezervasyon geçmişi, eski faturalar, kapanmış cariler. Bunlar eski sistemde arşiv olarak kalabilir; taşımaya çalışmak geçişi haftalarca uzatır ve çoğu zaman bir daha açılmaz.

Paralel çalışma: ne kadar?

İki sistemi aylarca birlikte yürütmek yaygın bir hatadır; personel hangisine gireceğini şaşırır ve ikisi de eksik kalır.

Doğrusu kısa ve net bir kesme: yeni sistem hazır olduğunda bir tarih belirlenir, o tarihten sonraki bütün işlemler yeni sistemde yapılır, eskisi yalnız okuma için açık kalır. Paralel dönem bir haftayı geçmemeli.

Kontrol listesi

1. Gelecek rezervasyonların tamamı yeni sisteme girildi ve sayıldı — eski sistemdeki adetle birebir aynı mı?
2. Oda tipleri, kapasiteler ve fiyatlar kontrol edildi
3. Kanal bağlantıları yeni sisteme taşındı, eski sistemden koparıldı (ikisi birden bağlıysa müsaitlik çakışır)
4. KBS bilgileri yeni sisteme tanımlandı ve bir deneme bildirimi yapıldı
5. Fatura ayarları, vergi oranları ve e-fatura entegrasyonu çalışır durumda
6. Sanal POS bağlandı ve bir kuruşluk gerçek işlem denendi
7. Personel eğitildi, her vardiyadan en az bir kişi tek başına giriş-çıkış yapabiliyor
8. Eski sistemin verileri dışa aktarıldı ve saklandı

Kim yapar?

Veri taşıma ve eğitimi satıcının yapması beklenir. "Sistemi açtık, kullanmaya başlayın" diyen bir tedarikçi, geçişin en zor kısmını size bırakıyor demektir. Teklif alırken bunu ayrıca sorun ve yazılı isteyin.