KBS'de toplu konaklayan ekleme

Toplu yükleme ne zaman işe yarar?

• Grup ve kafile girişleri: otobüsle gelen tur, düğün, spor takımı. Yirmi kimliği yazmak yerine tek dosya.
• Gün başı kapanışı: gece girişi yapılıp sabaha kalan bildirimleri tek seferde kapatmak.
• Otel programınız dosyayı üretiyorsa: kimlik bilgisi programa bir kez yazılır, portala dosyayla gider. Çift veri girişi ve yazım farkı kalkar.

Toplu Konaklayan Ekle yalnız yeni konaklayan ekler. Portalda toplu çıkış (düşüm) için ayrı bir Excel işlemi, oda değişikliği için kaydın kendisi kullanılır. Bu ayrım aşağıdaki çift kayıt bölümünde önemli.

Şablonun on sütunu

Dosyanın ilk satırı başlıktır, veriler ikinci satırdan başlar. Başlıklar portalın şablonundaki yazılışla harfi harfine aynı olmalıdır. Şablon bazı başlıklarda Türkçe karakter kullanıyor, bazılarında kullanmıyor; "düzeltmek" portalın sütunu tanımaması demek.

Sütun	Ne yazılır	Dikkat
TC KimlikNo	T.C. vatandaşında 11 haneli kimlik numarası	Yabancıda boş bırakılır. Hücre sayı olmalı, başındaki boşluk ya da nokta dosyayı bozar
GecerliBelge	Yabancıda pasaport ya da geçerli belge numarası	T.C. vatandaşında 0 yazılır. Pasaport numarası harf içerdiği için hücre metin olmalı
Adi	Misafirin adı	Belgedeki yazılışla. İkinci ad varsa ad sütununa
Soyadi	Misafirin soyadı	Belgedeki yazılışla
Dogum Tarihi	Doğum tarihi	Başlıkta Türkçe karakter yok
Cinsiyet	Cinsiyet	Portalın beklediği değerle
Cep Telefonu	Misafirin cep telefonu	Varsa
Arac Plaka	Misafirin aracının plakası	Varsa. Başlıkta Türkçe karakter yok
VerilenOda	Oda numarası	Tesisteki oda numarasıyla aynı
Uyruğu	Uyruk	Ülke adı değil, KBS'nin kendi ülke kodu (sayı). Başlıkta "ğ" var

Adım adım yükleme

1. Portalın toplu yükleme ekranından güncel şablonu indirin. Başlık satırına dokunmayın.
2. Her misafiri bir satıra yazın; çocuklar ve refakatçiler de ayrı satır olarak girer.
3. Kimlik, belge ve uyruk hücrelerinin biçimini kontrol edin: T.C. kimlik ve uyruk sayı, pasaport numarası metin.
4. Başlığın üstüne açıklama, not ya da tarih satırı eklemeyin. Portal ilk satırı başlık sanar ve ilk misafiri kaybeder.
5. Portalda Toplu Konaklayan Ekle ekranını açın, dosyayı seçip yükleyin.
6. Portalın kabul ettiği satır sayısını dosyadaki satır sayısıyla karşılaştırın. Eksik varsa eksik satırı portaldan tek tek girin.
7. Dosyayı yükledikten sonra bilgisayardan silin (aşağıya bakın).

Dosya neden reddedilir? Sık görülen yedi sebep

1. Başlık değiştirilmiş. "Dogum Tarihi" "Doğum Tarihi" yapılmış ya da bir sütun silinmiş.
2. Başlığın üstünde satır var. Programdan alınan raporlarda genelde başlık, tarih ya da özet satırı olur. Rapor dosyası şablon değildir.
3. Pasaport numarası sayıya dönmüş. Excel harfli numarayı bozar ya da boşaltır. Hücre metin biçiminde olmalı.
4. Dosya başka biçimde kaydedilmiş. Şablon CSV ya da eski Excel biçiminde kaydedildiğinde 11 haneli kimlik numaraları 1,23E+10 gibi yuvarlanabilir. Şablonu kendi biçiminde bırakın.
5. Uyruk ülke adıyla yazılmış. "Almanya" ya da "DE" değil, KBS'nin sayısal ülke kodu.
6. T.C. ve belge sütunu birlikte dolu ya da birlikte boş.
7. Dosya tek seferde çok büyük. Çok kalabalık grupları birkaç dosyaya bölmek hatayı bulmayı da kolaylaştırır.

En pahalı hata: aynı misafiri iki kez yüklemek

Ekranın adı Toplu Konaklayan Ekle. Aynı kişiyi ikinci kez yüklediğinizde portal kaydı reddetmiyor, ikinci bir konaklama kaydı açıyor. O kaydı tesis kendisi silemiyor; düzeltmek için kolluğa başvurmak gerekiyor.

Bu en çok iki durumda oluyor:

• Oda değişikliği ya da çıkış. Misafir portalda zaten var; gereken ekleme değil, kaydın güncellenmesi ya da düşümü. Bunlar ekleme dosyasıyla yapılmaz.
• Dünkü dosyayı bugün yeniden yüklemek. Bekleyenler listesini dosyadan değil, bildirim durumundan çıkarın. Yüklenen her satırı "bildirildi" diye işaretlemek bu yüzden şart.

Kimlik bilgisi dosyada açık yazar: KVKK tarafı

Toplu yükleme dosyası misafirlerin kimlik ya da pasaport numarasını açık hâlde taşır. Maskeli bir numara portalda işe yaramadığı için bu kaçınılmaz. Ama dosyanın yaşam süresi kısa tutulmalı:

• Dosyayı indirin, yükleyin, silin. İndirilenler klasöründe birikmesine izin vermeyin.
• E-postayla göndermeyin, ortak klasöre ya da mesajlaşma grubuna koymayın.
• Yazdırmayın. Kimin kaldığını görmek için gereken liste, kimlik numarası maskeli bir rapordur.

Dosyayı otel programından almak

Şablonu elle doldurmak, misafiri iki kez yazmak demektir: bir kez programa, bir kez Excel'e. Programınız şablonu doğrudan üretiyorsa bu iş birkaç tıka iner. Böyle bir özelliği değerlendirirken şunlara bakın:

• Dosya portalın şablonuyla birebir mi (başlık, sütun sırası, hücre türleri)?
• Daha önce bildirilmiş misafirleri kendiliğinden dışarıda bırakıyor mu?
• Uyruğu KBS ülke koduna çeviriyor mu? Çeviremediği satırları size söylüyor mu?
• Yüklemeden sonra hangi misafirlerin bildirildiğini kayıt altına alabiliyor musunuz?

Otelim'de dosya panelden tek tıkla iner. Daha önce bildirilmiş misafirler dosyaya girmez, uyruk KBS koduna çevrilir. İndirmeden önce kaç satırın ineceği, kaçının elendiği ve hangi sütunların boş kalacağı yazılır. Yüklemeden sonra satırları "Bildirildi" ile kapatırsınız; kimin ne zaman kapattığı kayıtta durur.