KBS bildirimi nasıl yapılır?

KBS nedir?

KBS, konaklama tesislerinin misafir kayıtlarını kolluğa elektronik olarak ilettiği sistemdir. Kanun tesislerin kayıtlarını bilgisayarda "günü gününe" tutmasını, kolluk terminallerine bağlanmasını ve bilgileri anlık olarak bildirmesini istiyor (1774 s. Kanun, Ek Md. 1). İki ayrı sistem var:

• Emniyet KBS (kbs.egm.gov.tr): polis sorumluluk bölgesindeki tesisler. Şehir merkezlerindeki otellerin çoğu buradadır.
• Jandarma KBS (KBS Tesis): jandarma sorumluluk bölgesindeki tesisler. Yayla, köy ve kıyı tesislerinin bir kısmı buradadır. Ayrıntısı: Jandarma KBS rehberi.

Hangisine bildireceğinizi siz seçmezsiniz. Yönetmelik muhatabı "tesisin genel güvenliğini sürekli sağlayan polis veya jandarma karakolu" diye tanımlıyor (Yönetmelik md. 3/b). Kullanıcı kodunuzu hangi birim verdiyse oraya bildirirsiniz.

Kim bildirmek zorunda?

Kanunun 2. maddesi kapsamı geniş tutuyor: otel, motel, han, pansiyon, bekâr odası, günübirlik kiralanan evler, kamp, kamping, tatil köyü ve 2025'teki değişiklikle marinalar ve kıyı tesisleri. Yıldız sayısı, oda sayısı ya da belgenin belediyeden mi bakanlıktan mı alındığı yükümlülüğü değiştirmiyor.

• Apart ve rezidans: Kanun "apart" kelimesini saymıyor, ama yönetmelikteki günübirlik ev tanımı apart otel ve benzeri işletmeleri kapsıyor. Uygulamada ayrı bir tesis türü olarak kayıt yapılıyor.
• Turizm amaçlı kiralanan konut: 7464 sayılı Kanun'la izin belgesi verilen konutlara da 1774 uygulanıyor. Bildirimden izin belgesinin sahibi sorumlu.
• Ücretsiz konaklama da kapsamda. Kanun "ücretli veya ücretsiz" yatacak yer gösterilen herkesi sayıyor: personelin misafiri, sahibinin akrabası, tanıtım için ağırlanan gazeteci.

Hukuki muhatap sorumlu işleticidir. Bildirimi resepsiyon yapar ama ceza işletmeye kesilir. Tesiste her an ulaşılabilecek bir sorumlu bulunması da zorunludur (Yönetmelik md. 6).

Ne zaman bildirilir?

Kanunun kelimesi "anlık". Misafir için "24 saat içinde" diye bir süre kanunda yok; 24 saat, sorumlu işletici değişikliği ve çalışan bildirimi için geçen süredir. Bazı yazılım sitelerinde geçen "gün içinde bildirmek yeterli" ifadesi kanuna dayanmıyor.

Pratik kural: bildirim yapılmadan misafir odaya çıkmaz. Kocaeli İl Emniyet Müdürlüğü'nün tesislere dağıttığı "dikkat edilecek hususlar" belgesi de aynı şeyi istiyor; çıkış ise çıkış anında işlenir.

Üç anda bildirim gerekir:

1. Giriş: misafir tesise kabul edildiğinde.
2. Oda değişikliği: misafir başka odaya geçtiğinde portaldaki kaydın oda numarası güncellenir.
3. Çıkış: misafir ayrıldığında kaydı düşülür. Çıkışı işlenmeyen kayıt açık kalır ve denetimde tesis hâlâ dolu görünür. Aynı odaya yeni misafir girmeden önce eskisinin çıkışı yapılmalıdır.

Adım adım: Emniyet KBS'de misafir bildirimi

1. Kimliği alın. T.C. vatandaşından nüfus cüzdanı ya da kimlik kartı, yabancıdan pasaport veya geçerli kimlik belgesi. Kimliğini resmî bir belgeyle ispatlayamayan kişi tesiste barındırılamaz (Kanun md. 9).
2. Portala girin. kbs.egm.gov.tr adresinde e-posta adresiniz olan kullanıcı adı ve şifrenizle, ardından telefonunuzdaki EGMSEC uygulamasının ürettiği tek kullanımlık kodla. Giriş sorunları için: KBS şifresi ve giriş rehberi.
3. Doğru ekranı seçin. T.C. vatandaşı için Türk Vatandaşı Konaklayan Ekle, yabancı için Yabancı Misafir Konaklayan Ekle.
4. Bilgileri girin. T.C. vatandaşında kimlik numarası ve oda numarası esastır; kimlik bilgileri nüfus kaydından kontrol edilir. Yabancıda pasaport numarası "Geçerli Belge No" alanına belgedeki yazılışla birebir yazılır. Varsa araç plakası boşluksuz, cep telefonu da girilir.
5. Refakatçileri ve çocukları ekleyin. Aile ve gruplarda odada kalan herkes ayrı ayrı girilir. "Çocuk ücretsiz kalıyor" bildirim dışı bırakma sebebi değildir.
6. Kaydı kontrol edin. Portalın kabul ettiği kaydı konaklayanlar listesinde görün. Görmediğiniz kayıt bildirilmemiştir.
7. Çıkışta düşün. Misafir ayrılırken portalda kaydı bulun ve çıkışını yapın.

Kalabalık grup ve kafilelerde misafirleri tek tek girmek yerine portalın Excel ile toplu yükleme ekranı kullanılabilir. Bu özellik yalnız "otel" olarak kayıtlı tesislere açık. Şablon ve sık hatalar: KBS toplu konaklayan ekleme.

Yabancı misafir bildirimi

• Pasaport numarası belgedeki gibi, harf ve rakamlarıyla birebir yazılır.
• Uyruk, sistemin kendi ülke listesinden seçilir.
• Türkiye'de yabancı kimlik numarası olan yabancılar, Jandarma sisteminde bu numara ve ülke bilgisiyle kaydediliyor.
• Jandarma sisteminde 2023'ten beri yabancı turistlerde ana adı, baba adı, medeni hâl ve cinsiyet zorunlu değil. Emniyet tarafında ekran hangi alanları zorunlu tutuyorsa onlar doldurulur.

Çalışanlar da bildirilir

KBS yalnız misafir için değil. Tesiste çalışan personel ve sorumlu işletici değişikliği de kolluğa bildirilir; bunların süresi 24 saattir (Kanun md. 3 ve 4). Emniyet'in işyerleri için ayrı bir çalışan bildirim adresi var: kbscalisan.egm.gov.tr. Personeli bildirmemenin 2026 cezası 7.467 TL.

Sistem çalışmıyorsa ne yapılır?

• Önce kendi tarafınıza bakın: internet bağlantısı, tanımlı sabit IP adresiniz, tarayıcı. Emniyet portalı sabit IP'si tanımlanmamış tesisin girişine izin vermiyor; internet sağlayıcınız ya da modeminiz değiştiyse sorun büyük ihtimalle buradadır.
• Kesinti kolluk tarafındaysa: kimliği alın, misafiri kabul edin, sistem açıldığında kaydı hemen girin. Kimlik fotokopisi ya da kayıt defteri o arada kanıtınızdır.
• Jandarma sisteminde giriş ve çıkış zamanı 72 saate kadar geriye dönük girilebiliyor. Daha uzun arızada çıkışlar karakola başvurularak yaptırılıyor.

Yanlış bildirim nasıl düzeltilir?

• Oda numarası yanlışsa: portalda kaydın oda numarası güncellenir.
• Misafir gelmediyse ya da kimlik yanlış girildiyse: Jandarma sisteminde güncellenemeyen alanlar için kayıt silinip yeniden girilir. Emniyet tarafında hatalı kaydı tesis kendisi silemiyorsa bağlı olduğunuz birime başvurun.
• Aynı misafir iki kez girildiyse: ikinci kayıt denetimde çift konaklama görünür. Toplu yüklemede en sık bu olur.

Kayıtlar ne kadar saklanır?

Yönetmeliğe göre konaklama belgeleri 1 yıl, kayıt defterleri 5 yıl saklanır (md. 23–24). Kolluk sistemine bildirilen kayıtlar 5 yıl tutulup otomatik silinir. Misafirlerin kimlik verisi kişisel veridir: tesis KVKK kapsamında teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür (Yönetmelik Ek Md. 4). Kimlik fotokopilerini masada, ortak klasörde ya da mesajlaşma gruplarında bırakmayın.

Ceza ne kadar?

İhlal	2026
Kolluk terminaline bağlanmamak (KBS'ye kayıtlı olmamak)	170.903 TL
Anlık bildirim yapmamak	85.437 TL
Gerçeğe aykırı kayıt tutmak	85.437 TL
Çalışanı ya da sorumlu işleticiyi bildirmemek	7.467 TL

Aynı takvim yılında tekrarında ceza bir önceki cezanın iki katı olarak uygulanır. Dördüncü ihlalde işletme ruhsatı iptal edilir. Hesap örnekleri, itiraz ve indirim: KBS cezası 2026.

Elle bildirimin üç maliyeti

1. Çift veri girişi. Aynı misafir hem otel programına hem KBS'ye yazılıyor. İki kayıt arasındaki her fark, denetimde soru demek.
2. Unutma. Yoğun giriş saatinde bildirim en kolay atlanan adım. Kimse "bildirim yapıldı mı" diye geri dönüp bakmıyor.
3. Devir. Vardiya değişiminde "ben yaptım sanmıştım" boşluğu en sık burada oluşuyor. Çıkışı unutulan kayıtlar da burada birikiyor.

Otel programınızın KBS ile nasıl konuşabileceği, Emniyet ve Jandarma tarafında neden farklı olduğu ayrı rehberde: KBS entegrasyonu nasıl yapılır?

Otelim'de KBS

Otelim'de kimlik bilgileri giriş sırasında alınır; kimliksiz giriş kaydedilemez. Bildirilmeyi bekleyen herkes tek ekranda durur ve bekleyen sayısı menüde rozet olarak görünür. Giriş, oda değişikliği ve çıkış ayrı bildirimler olarak listeye düşer. Portalın toplu yükleme dosyası panelden hazır iner, misafir bilgisi ikinci kez yazılmaz. Yükleme KBS ekranından yapılır, her bildirimi kimin ne zaman kapattığı kayıtta durur.

Kaynaklar

• 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu (güncel metin, mevzuat.gov.tr)
• Kimlik Bildirme Kanununun Uygulanması ile İlgili Yönetmelik
• 7565 sayılı Kanun (Resmî Gazete, 5.12.2025)
• EGM — Kimlik Bildirim Sistemi · Jandarma — Kimlik Bildirim Sistemi
• EGM Asayiş — 2026 yılı idari para cezaları